Düşük Performans Hakkında Görüşmek Bir Güven Oluşturma Fırsatı Olabilir mi?

Bir çalışan ile düşük performansı hakkında görüşmek aslında bir “güven oluşturma fırsatı”dır. Bu fırsatı  nasıl ele aldığınız  ya güven yaratır ya güven yıkar. İyi bir şekilde ve özenle ele alırsanız, ilişkide güven artar. Ancak fırsatı iyi değerlendirmezseniz güveni kaybedersiniz.

Önce bir itirafta bulunayım. Bir çalışanla zayıf performansı  hakkında görüşmek, benim bir lider olarak yapmak isteyeceğim son şey. Her iki taraf için de tuhaf ve rahatsız edici bir durum. Performansının çok iyi gitmediğini, başarılı olmadığını kimse duymak istemez. Bu noktada, geribildirim ile koçluk görüşmesinin nasıl yapıldığı, büyük fark yaratabilir.  İzleyeceğiniz bir plan ve sürecin olması kilit öneme sahiptir. Sonrasında  güven oluşturduğunuz andan yararlanacak ve çalışanın performansını yoluna koyacaksınız.

1. Hazırlık – performans görüşmesi öncesinde, mutlaka hazırlık yapmalısınız. Çalışanın zayıf performansını gösteren sonuçları ve veriyi toplayın. Kendinize aşağıdakilere benzer sorular sorarak problemi analiz ettiğinizden emin olun:
   • Hedef açık mıydı?
   • Doğru eğitim, araçlar ve kaynaklar temin edilmiş miydi?
   • Doğru liderlik stili ile liderlik sağlandı mı?
   • Süreç sırasında çalışan, koçluk ve geribildirim aldı mı?
   • Çalışanın hedefe ulaşmak konusunda motivasyonu ve özgüveni var mı?
   • Çalışanın, performansını etkileyebilecek kişisel bir problemi var mıydı?
2. Sorunu tarif edin –Görüşmenin amacını ve temel kurallarını belirtin. Örneğin, “Susan, seninle ürettiğin ürünlerdeki arıza oranları hakkında konuşmak istiyorum. Önce ben problem hakkındaki düşüncemi paylaşayım ardından senin bakış açını duymayı isterim,” diyebilirsiniz.
   Sorunu tarif ederken açık ve net olun. Topladığınız veri ve gözlemlediğiniz davranışlardan faydalanın. Performans eksikliğini, performans veya davranışın nasıl olması gerektiğini ve şu anda ne istediğinizi net bir şekilde açıklayın. “Normalde senin ürettiğin ürünlerin arıza oranı %10’u geçmiyordu. Ancak geçen hafta içinde bu oran %18’Ya çıktı. Durumun tüm değişkenlerini gözden geçirdiğimde, görüyorum ki senin olduğun üretim hattında bazı yeni insanlar çalışmaya başlamışlar. Görünen o ki birkaç sefer, ihtiyacın olan yedek parçaları almamışsın. Senin hata oranını tekrar %10’un altına çekmemiz lazım.”
3. Onların bakış açısını keşfedin– Bu aşamada, performans problemine ilişkin çalışanın bakış açısını öğrenmek için fikrini isteyin. Elinizdeki veriye rağmen performans düşüklüğünün ardındaki nedenler hakkında yeni bir şey öğrenebilirsiniz. Performans eksikliği yüzünden savunmaya geçmesine veya bahaneler bulmasına hazırlıklı olmalısınız. Görüşmenin meseleye odaklanmış şekilde devam etmesini sağlayın ve problemin çözümü için çalışanın fikirlerini almaya çalışın.
4. Sorunu ve sebeplerini özetleyin – Var olan anlaşmazlık noktalarını belirleyin ama kesinlikle siz ve çalışanın üzerinde anlaştığınız noktaların üstünde durun. Sorunu ve temel sebepleri özetleyip düşünceleri paylaştığınıza göre çözüme geçmeyi önerin. “Susan, ikimiz de normal arıza oranının en fazla %10 olduğu konusunda hem fikiriz. Senin üretim hattındaki yeni insanlar ve zaman zaman eksik olan yedek parçalar gibi bazı engellerle karşılaştın. .  İkimizin olaylara farklı baktığı nokta sanırım şu: sen; evrak işlerini, parçaları ve araçları alıştığın gibi hazır bulamıyorsun. Her ne kadar problemi aynı şekilde görmesek de çözüm üzerinde birlikte çalışabiliriz. Ne dersin?” diyebilirsiniz.
5. Çözüm için sorunun çözümü – Dördüncü adımı tamamladığınızda performans eksikliğini gidermek için belli çözümler üzerinde çalışabilirsiniz. Çalışanın hedef veya görevdeki yeterlilik ve bağlılığına göre, problem çözümüne rehberlik etmek amacıyla daha fazla veya az yönlendirmeniz ve desteklemeniz gerekebilir. Problem çözme sürecinin sonucunda sizin ve/veya çalışanın gerçekleştireceği spesifik hedefleri, eylemleri ve stratejileri elde etmelisiniz. Çalışanın gelişimini takip etmek için bir toplantı tarihi planlamayı ve ona teşekkür etmeyi unutmayın. Performansının tekrar artmasını ne kadar istediğinizi mutlaka vurgulayın.

Bir güven fırsatı, kaybetmeyi göze alamayacağınız kadar değerlidir. Çalışanın düşük performansını, candan ve özenli bir şekilde ele almak için bu beş adımı kullanabilirsiniz. Böylece haysiyetine saygı duyduğunuzu, katkılarına değer verdiğinizi ve gerçekten de onun için en iyisini istediğinizi bilecektir. İşte bu aranızdaki ilişkide ister istemez güven oluşturacaktır.