Kişisel Etkinliğin 9 Temel Yasası
Kendi kişisel etkinliğinizi incelerken göz önünde bulundurmanız gereken bazı gerçekler vardır. Yerçekimi gibi bazı yasalar tartışılmazdır. Kişisel etkinlik söz konusu olduğunda da aynı şeyin geçerli olduğunu düşünüyorum. En etkili insanlar, benim kanun olarak düşündüğüm şeylere saygı duyanlardır.
Bu, hiçbir şekilde bu yasaların kapsamlı bir listesi değildir, sadece benim için en büyük farkı yaratmış olanlardır.
1. Odak ve dikkat sınırlı kaynaklardır.
Çoğu zaman insanlar bana bir taleple gelir ve “Meşgul olduğunu biliyorum ama,” diye söze başlarlar. Birkaç yıl önce bir şeyin farkına vardım. Ben aslında kimseden daha meşgul değilim. Kendime fazla iş vermiş olabilirim, bir şeyin ne kadar zaman alacağını yanlış hesaplamış olabilirim, ama mesele meşguliyet değil. Ben gerçekten odaklanmış biriyim. Ve birisi benden bir şey istediğinde, aslında benden istediği şey, odağımı yaptığım şeyden alıp istedikleri şeye yöneltmem. Bu yüzden ne zaman odağımı yeniden yönlendirmem istense, kendime her zaman bir seçeneğim olup olmadığını ve ne yapmayı seçtiğimi sorarım. Odaklanma diğer değerli kaynaklardan farklı olmamalı ve aynı şekilde ele alınmalıdır.
2. Alışkanlıkların dönemleri vardır.
Hepimiz faydasını yitiren alışkanlıklar geliştiririz. Her yeni rol veya dönem, neleri eleyebileceğinizi, neleri değiştirebileceğinizi ve neleri ekleyebileceğinizi belirlemek için iş akışınızı ele alma şeklinizi gözden geçirmenizi gerektirir.
Geçen yıl hiç dikkat etmemişim ve sonunda hafta içi her güne sabah 7’de düzenli toplantılarla başladığımı fark ettim. Kendime, köpekleri gezdirmek ve yemek yemek için takvimimi sabah 9’dan 10’a kadar kapatacağımı söyledim. Tahmin edin ne oldu? Günde on saat boyunca bilgisayar ekranına yapışıp kaldım. Tam bir felaketti. Kendime bunu bir daha asla yapmayacağıma söz verdim ve şu ana kadar da yapmadım.
3. İyi çalışmanın ödülü daha fazla çalışmaktır.
Takdir, övgü ya da terfi almayı umabilirsiniz, ancak bunlar genellikle yetersizdir. İyi çalışmanın gerçek ödülü kaçınılmaz olarak aynı şeyin daha fazlasıdır. Bu durum pek çok kişi için sürpriz olabilir, bu nedenle halihazırda yaptığınızdan daha fazlasını üstlenemiyorsanız, daha fazla zaman için pazarlık yapmalı veya görevi birine devretmelisiniz.
Yöneticiler sadece işleri halletmeye çalışırlar. Herhangi bir takım üyesinin elindeki işlerin ne kadar fazla olduğunu bilmeleri beklenemez. Siz pes edene kadar işleri üst üste yığmaya devam edebilirler. Bunu nereden mi biliyorum? Otuz yılı aşkın süredir yöneticilik yapıyorum ama neticede benim de bir yöneticim var.
Yöneticiler aklınızı okuyamaz, bu yüzden aklınızı kaybetmeden önce sesinizi çıkarın.
4. Kesintiler üretkenliğin düşmanıdır.
Bunu herkes bilir ama yine de çoğumuz bir iş üzerinde çalışırken kesintilere izin vermeye devam ederiz. Sınırları ve bildirimler gibi dikkat dağıtıcı unsurları yönetmek kritik önem taşır. Yıllar önce Howard Gardner’ın yazdığı Creating Minds: An Anatomy of Creativity Seen Through the Lives of Freud, Einstein, Picasso, Stravinsky, Eliot, Graham, and Gandhi adlı kitabı okumuştum. Bu kitabı yaratıcı bir dahi olduğumu düşündüğüm için değil, koçluk müşterilerim öyle olduğu için almıştım. Bu kitapta beni etkileyen birçok şeyden biri, bu olağanüstü üretken insanların her birinin ortak özelliğinin çalışma zamanlarını koruma becerileriydi. Günlük yaşamla ilgili tüm işleri (yemek, çamaşır, çocuk bakımı, tesisatçı çağırma, vb.) başkalarına yaptırmayı başarmışlar. Bazı durumlarda başkalarına para ödemişler, ancak çoğu durumda etraflarını dehalarını fark eden ve çalışmalarını desteklemeye kararlı insanlarla çevrelemişler. Bu içgörüden çıkardığım sonuç, kayda değer bir şey başarmaya çalışan herkesin, en azından kendi düşünme ve çalışma zamanının değerini taahhüt etmesinin ne kadar kritik olduğuydu.
Bir işi bitirmek için çok etkili bir yöntem Pomodoro Tekniği‘dir. Esasen, bir zamanlayıcı ayarlamayı (varsayılan 25 dakikadır, ancak sizin için uygun olan zaman dilimini seçebilirsiniz), tüm bildirimleri kapatmayı ve ayrılan süre boyunca göreve odaklanmayı gerektirir. Daha sonra bir mola verebilir ve acil bir durumu kaçırmadığınızdan emin olmak için e-postanızı, mesajlarınızı, telefonunuzu veya uyanık olduğunuz her an sizi takip eden diğer sistemi kontrol edebilirsiniz.
5. Beyniniz ancak bu kadarını yapabilir.
Yeni araştırmalar, yaklaşık altı saatlik ağır bilişsel çalışmanın ardından yanal pre-frontal kortekste iyi muhakeme ve karar vermeyi engelleyen bir glutamat birikimi olduğunu göstermektedir. Bu birikimi egzersiz, meditasyon ve/veya uyku ile dağıtabiliriz. Yemek yemek, su içmek, egzersiz yapmak ve dinlenmek için ara vermek, güç harcamaya çalışmaktan çok daha iyi sonuçlar verecektir.
6. Önce zor işleri tamamlayın.
Stratejik vizyon belirleme, çatışmayla başa çıkma gibi zor zihinsel işler muazzam bir bilişsel güç gerektirir. E-postaları yanıtlamak, program yapmak ve diğer idari işler gibi derin düşünce gerektirmeyen işleri beyninizin yorulduğu gün sonuna saklayın.
7. Her şey sandığınızdan daha uzun sürer.
Bu zor dersi ev tadilatı yapan, kitap yazan ya da yeni bir webinar tasarlayan herkes öğrenir. Bunu kolayca halledebilirim, fazla zamanımı almaz diye düşünüp de tamamen yanıldığım zamanların sayısını unuttum. Ve işin garip tarafı bunu hala yapıyorum. Muhtemelen bu sadece iyimserler için geçerli, ancak birlikte çalıştığım tüm insanlar için de aynı şeyi söylüyor. Bunun çözümü, bir şeyin ne kadar zaman ve çaba gerektirdiğini tahmin etmek ve buna %30 eklemektir. Ev tadilatı, akşam yemeği hazırlamak ya da yürümeye başlayan bir çocukla bir yere gitmek için %50 ekleyin.
8. Bir rezerv oluşturun.
Bunu akıl hocam Thomas Leonard’dan öğrendim. 1990’ların başında (internet öncesi), Coach University’yi kurduğumuzda, onunla çalışan herkesin dışarı çıkıp fazladan faks kağıdı alması konusunda ısrar ederdi. İnsanların faks makinelerinin kâğıdı bittiği için müfredattaki önemli değişiklikleri alamamasından bıkmıştı. Bunun çok saçma olduğunu düşünmüştüm, ta ki son teslim tarihinde bir şey yazdırmam gerektiğinde yazıcımın mürekkebinin bittiğini fark edene kadar. Ya da dokuz voltluk pil almak için gecenin üçünde dışarı çıktığımda yangın alarmının ötmeye başladığını fark edene kadar.
Öğle yemeklerini işe getiren veya öğle yemeği için zaman ayıran insanlardan sürekli olarak etkileniyorum, çünkü ben hala, gülünç bir şekilde, öğle yemeği yemem gerektiğine sürekli şaşırıyorum. Sürekli olarak etkili olan insanların bir özelliği de izcilerin sloganını benimsemeleridir: Gününüzün sorunsuz geçmesi için kritik olan her şeye hazırlıklı olun. Arabanızda benzin ya da yeterli pil gücü bulundurun, telefonunuz ve dizüstü bilgisayarınız için yedek güç kaynakları, internet bağlantı seçenekleri, atıştırmalıklar, su ve gününüzü en iyi şekilde geçirmek için ihtiyaç duyacağınızı bildiğiniz diğer her şeyi bulundurun.
9. Ve son olarak: Bir liste yapın.
Her şeyi kafanızdan çıkarın ve görebileceğiniz bir forma sokun. Yıl için hedeflerinizin bir listesini yapın. Çıktısını alın ve masanızın üzerine bantlayın ya da ekran koruyucunuz olarak görüntüleyin.
(Not: Ken Blanchard ve Spencer Johnson bunu The One Minute Manager (ve The New One Minute Manager) adlı kitaplarında bunu önerir. Okuduğumda gülmüş ve kim hedeflerini unutur ki diye düşünmüştüm. Sonra bir keresinde yıl sonu geldiğinde, yazdığım hedeflerimi buldum ve aslında bazılarını unutmuş olduğumu fark ettim).
Şimdi önce çeyrek, sonra ay, hafta ve gün için bir hedef listesi yapın. Bugün her şeyden önce yapılması gereken şeyler nelerdir? Aşırı odaklanmanın bedeli genellikle unutkanlıktır, bu nedenle bir görevden diğerine hiç vakit kaybetmeden geçebildiğinizden emin olun. Liste sizin o günkü haritanızdır.
Listeler aşırı derecede bunaltıcı olabileceğinden, kendim için yıllar boyunca müşterilerim için son derece yararlı olan farklı bir tür araç geliştirdim. Sizin için önemli olan her şeyin bir zihin haritasını (mind map) oluşturun. Bu, tüm manzaranızı görmenizi ve listelerinizi oluşturmak için kullanmanızı sağlayacak bir yoldur. Son derece doğrusal düşünen insanlar için bu gerekli olmayabilir, ancak benim gibi beyni daha çok bir langırt makinesi gibi çalışan biri için hayat kurtarıcı olabilir. Bir zihin haritası oluşturmak için önce büyük kovaları oluşturun (ev, sağlık, aile, tüm büyük iş sorumluluk alanları, vb. ) ve sonra her kovayla ilişkili tüm küçük görevleri doldurmaya başlayın. Şuna benzer bir şey olabilir:
Yapılacaklar çok fazla gürültü çıkardığı için uyuyamadığımda, bir zihin haritası yapıyorum ve bu her şeyi sakinleştiriyor. Artık kâğıt ve kalem bağımlısı olmayan gençler için çok sayıda zihin haritası yazılım programı var. Ve bu tür kişiler için yazı tahtaları, devasa beyaz tahtalar ve hatta eski güzel bloknotlar da çok işe yarıyor.
Hepimiz kendi dehamızın tüm sorumluluğunu üstlenerek onu onurlandırmayı hak ediyoruz. Bunu bizden başka kimse yapamaz.
Madeleıne Homan Blanchard’ın “9 Laws of Personal Effectiveness” adlı makalesinin çevirisidir.
