Uzaktan Çalışanları Elektronik Olarak İzlemeden Önce Dikkate Alınması Gereken 6 İlke

Dürüst olalım. Birçok lider, uzaktan çalışanların çalışma alışkanlıklarından şüphe duyuyor.
Geçenlerde bir lider, kurumunun uzaktan/hibrit çalışanlarla işlerin nasıl gittiğini sorduğumda, “Uzaktan çalışanların günde sekiz saat çalışmadığını biliyorum,” dedi. Elinde, vardığı sonucu destekleyecek bir verisi yoktu, ancak açıkça uzaktan çalışan insanların ofistekilerle aynı çabayı göstermediğini düşünüyordu.
Gözleri Çalışanların Üzerinde
Microsoft’un 2022 Çalışma/İş Trendi anketi, liderlerin %85’inin uzaktan çalışanların verimli olduğundan şüphe duyduğunu gösteriyor. Dolayısıyla bu liderin algısı da bunu destekler nitelikte. Liderler, uzaktan çalışanları yönetmenin yeni yollarına uyum sağlamaya çalışırken, “Verimlilik Paranoyası (Productivity Paranoia)” çok sayıda kurumu etkisi altına aldı. Haziran 2022’de Gartner’ın araştırması, çalışanlarını takip etmek için araçlar kullanan büyük işverenlerin sayısının pandeminin başlangıcından bu yana ikiye katlanarak %60’a çıktığını ve bu sayının önümüzdeki üç yıl içinde %70’e yükselmesinin beklendiğini gösterdi.
Çalışanları bir şekilde takip etmek zaten uzun yıllardır yapılıyor aslında. Kamyonlardaki GPS takip cihazlarını, giriş/çıkış kartlarını, yoyolu kartları, CCTV’yi, tarayıcı kullanım izinlerini düşünün. Ancak günümüzde kullanılan yöntemlerden bazıları, uzaktan çalışanlara tamamen güvensizlik sınırında. Kurumlar, tuş vuruşlarını kaydetmek, belirli uygulamalarda harcanan zamanı izlemek, periyodik ekran görüntüleri almak, toplantıları kaydetmek ve hatta çalışanların web kameralarına erişmek için yazılım kullanarak çalışanları izliyor ve bazıları uzaktan çalışanlar için kameralarının “her zaman açık” tutmalarını zorunlu kılıyor.
Elektronik İzlemenin Etkileri
Uzaktan çalışanları izlemenin iyi veya “doğru” bir yolu var mı? Araştırmalar, bunun kurumlar üzerinde genellikle geri tepen riskli bir önerme olduğunu gösteriyor. Bir araştırma, gözetim altındaki işçilerin, gözetim altında olmayanlara göre kasıtlı olarak daha yavaş çalıştıklarını, daha fazla mola verdiklerini ve daha fazla ofis malzemesi çaldıklarını buldu. Elektronik izlemenin çalışan sağlığı ve performansı üzerindeki etkilerini inceleyen bir meta-analiz (birden çok çalışmayı içeren bir çalışma), çalışanların izlenmesinin performansı iyileştirme üzerinde hiçbir etkisinin olmadığını ve daha düşük iş tatmini ve daha yüksek stresle sonuçlandığını gösterdi.
Bu olumsuz etkilerin nedeni nedir? Bir çalışanın her hareketini izlemek, özerkliğe yönelik temel psikolojik ihtiyaca doğrudan karşı çıkar. İzlenen çalışanlar, daha az seçeneğe ve kontrole sahip olduklarını hissederler, bu nedenle eylemleri ve çalışma ortamı üzerinde bir özerklik duygusu kazanmak için şirket kurallarını alt etmeye çalışırlar.
Güven mi Kontrol mu
Uzaktan çalışanları izlemenin sonuçları bu kadar bariz bir şekilde kötüyse, kurumlar bunu neden yapıyor?
Ken Blanchard’la birlikte yazdığımız, Simple Truths of Leadership: 52 Ways to Be a Servant Leader and Build Trust adlı kitabımızda paylaştığım gibi, güvenin doğası bir tarafın risk almasını ve diğerine güven vermesini gerektirir. Birine güvenmek, bizi onların eylemlerine karşı savunmasız hale getirir. Güvenimizi ödüllendirecekler mi? Sorun yaşayacak mıyız? Riskin çok büyük olduğunu hissedersek, kontrole başvururuz. Kontrol güvenin zıttıdır.
Kabul ediyorum, bazı endüstrilerin doğası uygun düzeyde bir izleme gerekebilir. Bazı hükümet, askerî, sağlık veya finansal hizmet kurumları gizli veya çok hassas verilerle çalışır ve bu, çalışan faaliyetlerini sıkı bir şekilde kontrol etmelerini ve izlemelerini gerektirir. Bu ortamlarda uzaktan çalışanları izlemek mantıklıdır ve liderlere, çalışan deneyimi üzerindeki olumsuz etkiyi en aza indirirken yasal/mevzuat gerekliliklerini yerine getirmenin yollarını bulma konusunda ekstra zorluk getirir.
Bu durumların dışında, uzaktan çalışanlarını elektronik olarak izleyen çoğu kurum bunu, (bunu asla bu şekilde açıklamasalar da) çalışanların üretkenliğine güvenmedikleri için yapıyor gibi görünüyor.
Altı Önemli İlke
Uzaktan çalışanları elektronik olarak izleme kararı, hafife alınacak veya hızlı bir şekilde alınacak bir karar değildir. Bu yola girmeyi düşünüyorsanız, bu altı önemli prensibi göz önünde bulundurmanızı tavsiye ederim.
1. Niyetlerinizi İnceleyin—Kendinize karşı acımasızca dürüst olun. Neden uzaktan çalışanlarınızı izleme ihtiyacı hissediyorsunuz? Bu gerçekten onların üretkenliğiyle ilgili bir endişe mi? Eğer öyleyse, bununla ilgili sorun yaşadığınızı gösteren hangi verilere sahipsiniz? İşin kalitesi yeterli değil mi? Yine, hangi veriler sonuçlarınızı destekliyor? Yoksa temel sorun güven eksikliği mi? Güven sorunları olduğunu kabul etmekte sorun yok. Bir sorun olduğunu kabul edene kadar güveni artıramazsınız.
2. Endişeleri Ele Almak için İzleme İçermeyen Yollar Arayın—Ele alınması gereken haklı endişeler varsa, bu endişeleri çözmenin elektronik izleme veya gözetimi içermeyen yollarını araştırın (örn. Durum raporlarını, günlük toplantıları tamamlama, vb gibi). Yeni sistemler veya süreçler oluşturmak ve uygulamak daha fazla zaman ve çaba gerektirebilir. Fakat buradaki çaba, takım üyelerinizin her hareketini dijital olarak takip etmek olan hızlı ve kolay yola kıyasla daha fazla güven ve saygı ile sonuçlanacaktır.
“Savaşı planlayanlar, nadiren plana göre savaşırlar.” ~ Basit Gerçek #22
Simple Truths of Leadership (Liderliğin Basit Gerçekleri), Ken Blanchard ve Randy Conley
3. Çalışanları Stratejinin Oluşturulmasına Dahil Edin—Uzaktan çalışanların dijital veya başka türlü izlenmesinin gerekli olduğunu düşünüyorsanız, stratejinin geliştirilmesinden etkilenecek kişileri de sürece dahil edin. İnsanlar, stratejinin amacını anlarlarsa ve stratejinin oluşturulmasına ve uygulanmasına yardımcı olurlarsa, stratejiye daha fazla sahip çıkacak ve bağlı kalacaklardır. Onlarla birlikte değil de onlara yapılırsa, uygulama geri teper ve genellikle kurumun isteklerine ters düşen, kendilerini koruyacak şekillerde hareket ederler.
4. Neyin Neden Ölçüldüğü Konusunda Net Olun—Nicelik ve nitelikle ilgili kolayca ölçülebilir ölçütlere sahip basit, ezbere dayalı görevlerin izlenmesi en kolay olanlardır, ancak sağduyu ve muhakeme gerektiren karmaşık, bilgiye dayalı görevlerin ölçülmesi çok daha zordur. İnovasyonu ve işbirliğini nasıl ölçersiniz? Bu faktörleri ölçmenin zorluğu, birçok kurumun varsayılan olarak uzaktan çalışanların ofise dönmesini talep etmesinin nedenidir.
5. Bir Kazan-Kazan Haline Getirin—Kurum, uzaktan çalışanları takip etmekten açıkça fayda sağlıyor, peki ya çalışanlar? Bu konuyu inceleyen araştırmacılar, bir kazan-kazan oluşturmanın herhangi bir çalışan izleme sisteminin önemli bir başarı faktörü olduğunu söylüyor. Çalışan açısından bakıldığında, daha yönetilebilir iş yükleriyle sonuçlanacak mı? Eğitim fırsatları? Daha yüksek tazminat? Her kurum ve rol için farklı görünecektir, ancak çalışanların faydayı sağlaması çok önemlidir.
6. Adil Olun—Adalet, insanlara eşit (tarafsız, önyargısız, hak ettiklerini veren) ve etik (ilkelere, standartlara veya kurallara göre) davranmaktır. Uzaktan çalışanların izlenmesi gerekliyse, bunun neden gerekli olduğu, nasıl yapıldığı, verilerin ne için kullanılacağı ve bunun çalışanları nasıl etkileyeceği konusunda tamamen gerçekçi ve şeffaf olun.
Buna Değer mi?
Uzaktan çalışanları izlemeye karar verirken, her kurum şu soruyu yanıtlamalıdır: Buna değer mi? Bana göre, dezavantajlar potansiyel faydalardan çok daha önemli. Kurumların, bu yeni uzaktan çalışma dünyasını tanımlamak için çalışanlarla iş birliği yaparak kazanacakları çok şey olduğuna inanıyorum.
Pandemi, pandora kutusunu açtı ve uzaktan çalışmanın, yüz yüze çalışma kadar etkili, ve hatta daha bile etkili iş sonuçları sağlayabileceğini kanıtladı. Çeşitli Anketler, çoğu insanın bir tür uzaktan çalışma istediğini gösteriyor, kurumlar bu sorunu doğrudan ele almak zorunda kalacak. En başarılılar, çalışanlarına karşı şüphe ile yaklaşanlar değil güvenle yaklaşanlar olacak.
RANDY CONLEY
Randy Conley’nin blog sitesinde yer alan “6 Principles to Consider Before Electronically Monitoring Remote Employees” adlı makalenin çevirisidir.