Yöneticiler İçin 5 Zorluk: Bunlarla Nasıl Başa Çıkabilirsiniz

Hangi sektörde olurlarsa olsunlar, her yönetici acı veren önemli sıkıntılarla karşılaşır. Bunlar kurumsal amaçları ve üretkenlikle ilgili hedefleri engelleyen zorluklardır. Amaç ve hedeflere ulaşılmadığında, sorumlu tutulan genellikle yöneticidir.

Yöneticiler için en sıkıntılı beş zorluğa ve bunlarla nasıl başa çıkılacağına bir göz atalım.

1. Zorluk: Çakışan veya belirsiz öncelikler

Çalışanlarınız, belirli görevleri yapmaktan başlarını kaldıramıyorlar. Ancak gerçekten asıl yapmaları gerekenler değil. Böyle bir tuzağa düşmüş olabilirler mi?  Cevabınız evet ise, onlarla hedefleri netleştirmenin zamanı geldi. Çoğu yönetici, hedef belirlemenin önemi konusunda hemfikir. Ancak yine de büyük bir kısmı, takım üyeleriyle net bir şekilde hedefleri oluşturmak ve bunları yazmak için zaman ayırmaz.

Çözüm: Açık hedefler belirleyin. Etkili performans yönetimi her zaman açık, gözlemlenebilir, ölçülebilir hedeflerle başlar. Her bir bağlı çalışanla görüşün ve kilit sorumluluk alanlarının her biri için gözlemlenebilir ve ölçülebilir hedefler belirleyin. O zaman siz ve onlar, ilerleme kaydedip etmediklerini veya gelişmek için koçluğa ihtiyaç duyup duymadıklarını belirlemeye yardımcı olacak açık performans göstergelerine sahip olacaksınız.

2. Zorluk: Kayıtsız çalışanlar

Çalışanlarınızdan herhangi birinin bağlılığının azaldığını gördünüz mü? Çoğu zaman yöneticiler, nasıl yapılacağını bilmedikleri için bağlılığı düşük, kayıtsız çalışanlarla uğraşmaktan kaçınırlar. Bazen bağlılık eksikliği diye nitelendirdikleri şeyi eleştirerek işleri daha da kötüleştirirler. Ne yazık ki, bu durum kayıtsız kişilerin tamamen işleri baltalayıcı olmasına yol açar.  

Çözüm: Destek sağlayın.

Sabırsız yöneticiler için mantıksız gibi görünse de, destekleyici bir liderlik stili sağlamak, kayıtsız birini yeniden motive etmenin en iyi yoludur. Kişiyle konuşun ve bağlılıklarını neyin engellediğini öğrenin. Engelleri kaldırmaya nasıl yardımcı olabileceğinizi sorun. Performans beklentileri net mi? Sizin farklı bir liderlik stili uygulamanıza mı ihtiyaçları var? Daha fazla geribildirime mi ihtiyaçları var? Son olarak, işleri tam olarak doğru yapmasalar bile, insanları işleri doğru yaparken yakalamayı unutmayın. İnsanları spesifik, anlamlı takdirle desteklemek morali yükseltir ve hedeflerine ulaşmalarını sağlayacak davranışları pekiştirir. İlerlemeyi takdir ettiğinizde, ilişkilerinizi güçlendirir ve sonuçları iyileştirirsiniz.

3. Zorluk: Düşük performans

Yöneticiler kayıtsız çalışanlarla uğraşmaktan kaçındıkları gibi, genellikle düşük performansla uğraşmaktan da kaçınırlar. Yöneticiler hiçbir şey söylemeyerek aslında düşük performansı ödüllendirmiş olurlar.

Spencer Johnson ve ben 1982’de The One Minute Manager‘ı yayınladığımızda, yöneticilerin, bireye değil, yetersiz bulunan davranışa hızlı bir şekilde “uyarı” vermesini önerdik. Bu uyarının yardımıyla davranış düzeltilebilir. Bugün, omuz omuza liderliğin çok daha etkili olduğu kanıtlandı. Teknoloji ve diğer değişiklikler çok hızlı gerçekleştiğinden, insanlar neredeyse daima bir öğrenme modunda. Öğrenen kişiyi ise cezalandırmak asla uygun değil, bu yüzden Yeni Bir Dakika Yöneticisi (The New One Minute Manager)  kitabında Spencer ve ben, Üçüncü Sır’ olan “Bir Dakika Uyarısı”nı “Bir Dakika Yeniden Yönlendirmesi” olarak değiştirdik. İnsanlar hedef konusunda net ve öğrenmeye devam ediyorlarsa, performansları standartlara uygun olmadığında, ‘yeniden yönlendirme’ bir uyarıdan çok daha etkilidir.

Çözüm: Hataları yeniden yönlendirin.

Bir Dakika Yeniden Yönlendirmesi vermek için aşağıdaki adımları izleyin:

1. Kişiyi mümkün olan en kısa sürede yeniden yönlendirin.
2. Lider olarak hedefin açık olduğundan emin olun. Değilse, hedefi açık hale getirin.
3. Önce olanları teyit edin ve hatayı birlikte gözden geçirin. Neyin yanlış gittiği konusunda spesifik olun.
4. Kişiye hata ve bunun sonuçlar üzerindeki etkisi hakkında ne hissettiğinizi söyleyin.
5. Hatanın etkisini hissetmeleri için onlara bir süre tanımak amacıyla bir an durun.
6. Yaptıkları hatalardan daha iyi olduklarını ve onlar hakkında iyi düşündüğünüzü söyleyin.
7. Onlara güvendiğinizi ve başarılarını desteklediğinizi hatırlatın.

Yeniden Yönlendirmenin amacı, insanları iyi performans doğrultusunda geliştirmektir.

4. Zorluk: İletişim arızaları

Birçok organizasyonda yöneticiler ve çalışanlar arasında büyük iletişim eksiklikleri vardır. Çoğu zaman, yöneticiler yalnızca yukarıdan aşağıya iletişimi kullanır.  Her şeyin su gibi gittiğini zannederler. Öte yandan çalışanlarsa, seslerinin duyulmadığını, anlaşılmadıklarını düşünürler ve bu durumdan hoşnut değillerdir. Bu iletişim eksiklikleri nedeniyle hem ilişkiler hem de sonuçlar zarar görür.

Çözüm: Düzenli bire bir toplantılar yapın.

Çalışanlarınızla bilgi akışını sağlamak için, bağlı çalışanlarınızı ayda en az bir kez sizinle 15 ila 30 dakikalık düzenli toplantılar planlamaya teşvik edin. Bu toplantılar sırasında sizinle yüreklerinden ve akıllarından geçen her şeyi konuşabilsinler. Bu onların toplantısı! Bu toplantıların birden fazla faydası vardır: hem yöneticiyi hem de bağlı çalışanı bilgilendirir, problem çözmeyi teşvik eder, ilişkileri derinleştirir ve iş memnuniyetini artırır. Bir yönetici olarak, harcadığınız en iyi dakikanın, çalışanlarınıza yatırım yaptığınız dakika olduğunu unutmayın.

5. Zorluk: Yapacak çok şey var, yeterli zaman yok

Yöneticilerin çoğu olmasa da bir kısmı, yapılması gerekenlerin tümünü gerçekleştirmek için çok az vakitlerinin olduğundan şikayet eder. Gerçekte kimsenin kimseden daha fazla zamanı yoktur; hepimiz aynı 24 saatlik güne sahibiz. Sorun şu ki, birçok yönetici, çalışanlarının çözmesi gereken sorunları üstlenmektedir.

Çözüm: Çalışanlarınızın kendine yeterli, başarılı kişiler olmalarına yardımcı olun.

Çalışanlarınızın işini yapmayı bırakıp sorumluluğu onlara geri verdiğinizde, yalnızca daha fazla zaman kazanmakla kalmaz, aynı zamanda çalışanlarınızı da yetkilendirirsiniz. Bağlı çalışanlarınıza kendi kendine yeterli, başarılı kişiler olmaları için ihtiyaç duydukları desteği sağlamak üzere SLII® becerilerini kullanın. Böylece hedeflere ulaşmak için bilgi, deneyim ve motivasyonlarından yararlanabilirler.

Bu teknikleri sürekli olarak kullanmaya başlayın. Unutmayın, iyi yönetim bir yaşam tarzıdır, geçici bir moda değil! Zaman içinde etkisi kanıtlanmış daha fazla teknik için, Randy Conley ile yazdığım yeni kitap olan Simple Truths of Leadership: 52 Ways to Be a Servant Leader and Build Trust’tan bir tane alın. Kısaca göz atmak isterseniz bu e-Kitabı inceleyebilirsiniz.

Ken BLANCHARD

“5 Tough Challenges for Managers and How to Tackle Them” adlı makalenin çevirisidir.